Vertriebscontrolling ohne excell
Das Vertriebsreporting bzw. der Vertriebsbericht ist die Grundlage für eine erfolgreiche Vertriebs- und Operationsplanung, -Controlling und -Steuerung. Es umfasst den Prozess der Auswahl, Analyse und Kommunikation der wichtigsten Vertriebskennzahlen in einem Vertriebsteam und einer B2B-Organisation.

Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass Vertriebscontrolling und Vertriebsberichte nur ein Mittel zum Zweck sind. Sie dienen dazu, zu analysieren, zu priorisieren, zu kommunizieren und letztendlich effektiver zusammen zu arbeiten.

 

Excel-Tabellen sind – leider immer noch – das meisteingesetzte Tool im B2B-Vertriebsreporting. Viele Vertriebsmitarbeiter und insbesondere Vertriebsleiter nutzen Excel täglich, lieben und hassen es jedoch gleichzeitig.

Vertriebsplanung und Vertriebsreporting erfordern mit Excel viele Stunden manueller, fehleranfälliger Arbeit. Möchten Sie diese Berichterstattung automatisch aktualisieren, müssen Sie ein Visual Basic-Skript programmieren.

Es gibt bessere Methoden, ein genaues, standardisiertes und automatisiertes Vertriebsreporting (oder eine Vertriebsplanung) zu implementieren. Hier diskutieren wir, warum Excel eine schlechte Lösung ist und welche Alternative Sie haben.

Automatisierung des Sales Reportings – und lästige Tabellenkalkulationen mit Excel sind Vergangenheit

Vertriebsleiter sind häufig mit der Herausforderung konfrontiert, Entscheidungen basierend auf begrenzten Informationen zu fällen. DeCarlo, Roy und Barone, Autoren von “Wie sich die Erfahrung des Vertriebsmanagers und die Entwicklung historischer Daten auf die Entscheidungsfindung auswirken” (auf Englisch „How sales manager experience and historical data trends affect decision making“), erklären, wie zum Beispiel Trends in historischen Daten, zwei Formen prädiktiver Analysen beeinflussen: Neu-Einstellungen von Außendienstmitarbeitern und Gebietsauswahl.

Vertriebsleiter sind häufig mit der Herausforderung konfrontiert, Entscheidungen basierend auf begrenzten Informationen zu fällen. Klick um zu Tweeten

Die Autoren argumentieren, dass unerfahrene Vertriebsmanager tendenziell historischen Performance-Trends zu viel Wichtigkeit beimessen. Erfahrene Vertriebsmanager sind gleichermaßen voreingenommen: sie messen der Vergangenheit zu wenig Wichtigkeit bei. Wie gehen B2B-Unternehmen mit dieser kritischen Leistungsmessung um? Durch präzises und automatisches Vertriebsreporting und Stammdatenreporting.

Dieses Vertriebsreporting werden hauptsächlich aus einer Excel Vorlage erzeugt. Daraus werden dann Planungen und auch Prognosen abgeleitet.

Es gibt jedoch mindestens drei Gegenargumente, die für den Einsatz von Excel im Vertriebsreporting, Forecasting und der Vertriebsplanung sprechen.

Zunächst kostet Sie der Aufbau des Vertriebsreportings (und Vertriebscontrolling) mit Excel sehr viel Zeit. Berechnen Sie nur einmal die Stunden, die Sie und Ihr Team mit Excel und fehleranfälliger Tabellenkalkulationen verbringen – das Ergebnis wird Sie frustrieren.

 
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Vor allem, wenn Sie bedenken, dass Sie in der gleichen Zeit bei Ihren Kunden sein könnten. Studien belegen, dass Vertriebsmitarbeiter ganze 25 % ihrer Arbeitszeit mit der Vertriebsplanung in Excel verwenden. Frustrierend, welche Geldverschwendung sich hier zeigt, oder? Nehmen wir an, Ihre B2B-Vertriebsmannschaft besteht aus 10 Mitarbeitern. Inklusive des Gehalts, Provisionen und Vertriebskosten kostet Ihr Unternehmen das Vertriebsreporting rund 250.000 Euro im Jahr. Hier können Sie mehr über den ROI Ihres Sales Teams erfahren.

Der Aufbau des Vertriebsreportings (und Vertriebscontrolling) mit Excel kostet sehr viel Zeit. Klick um zu Tweeten

Weiterhin ist Excel für Ihr Controlling und Reporting als manuelles Tool höchst fehleranfällig. Ein kurzer Moment der Unaufmerksamkeit und ein Tippfehler ist schnell passiert. So können ein Komma anstatt ein Punkt, eine Subtraktion anstatt eine Addition nahezu zu einem Herzinfarkt, mindestens aber zu einer heftigen Diskussion in Ihrem nächsten Vertriebs-Meeting führen.

Als bedeutete dies nicht schon genug Stress, haben Excel-Vertriebspläne auch die Schwäche, dass sie statisch sind. Das heißt, dass Sie sich selbst um die Aktualisierung manuell kümmern müssen – und das in jeder Vertriebsperiode aufs Neue. Wenn diese manuelle Operation für Sie nicht in Frage kommt, ist eine Programmierung in Visual Basic erforderlich.

Besonders für prozessorientierte Vertriebsteams ist die Vertriebsplanung mit Excel oder Tabellenkalkulationen ungeeignet. Warum? Erfolgreiche operative Vertriebsplanung hängt stark von Konsistenz ab. Die Excel-Flexibilität erschwert operativen Best Practices für den B2B-Vertrieb.

Zur operativen Vertriebsplanung gehört: Das Exportieren der Vertriebsdaten aus einem ERP-System, Anpassen der Daten, Erstellen der Vertriebspläne und -Reportings in Excel und schließlich das Versenden der Ergebnisse an die Vertriebsleiter, die bereits sehnsüchtig darauf warten. All diese Schritte sind sehr fehleranfällig, da Sie manuell von Ihnen ausgeführt werden.

Was spricht noch gegen Excel? Excel ist ein sehr flexibles Tool, aber zuverlässige Vertriebsmethoden kann ein Tabellenkalkulationstool nicht wirklich abdecken. Jeder Vertriebsmitarbeiter hat seine Art, die Performance zu melden, unabhängig davon, was in seiner Branche als bewährte Methode gilt.

Für prozessorientierte Vertriebsteams ist die Vertriebsplanung mit Excel ungeeignet. Klick um zu Tweeten

Bedauerlicherweise entwickelt jeder Vertriebsleiter und jeder Key Account Manager sein eigenes Vorgehen fürs Vertriebsreporting. Standardisierung? Fehlanzeige! Dies führt zu Verwirrung, Unverständnis und schließlich zu einer Verschwendung von Ressourcen, die besser an anderer Stelle – z. B. der Suche nach neuen Kunden, der Gestaltung neuer Vertriebsgebiete, dem Aufdecken von Vertriebschancen bei Bestandskunden – investiert werden könnten.

Vertriebsreporting ohne Excel. So verlassen Vertriebsleiter die Zelle.

Wie kann ein Vertriebsreporting ohne Tabellenk(r)ampf aussehen? Die Implementierung eines automatisierten Vertriebsreporting -Tools spart einer B2B-Organisation eine Menge Zeit, reduziert Reportingfehler und steigert die Produktivität des Vertriebsteams.

Bereits die Implementierung eines automatisierten Stammdatenreporting für den Vertrieb selbst bringt Unternehmen Vorteile. Studien bestätigen, dass Änderungen im Vertriebsmanagement zu einer verbesserten Umsatzentwicklung führen (Armstronga, Pecotichb, Millsc, 2013).

Performance Management gehört vermutlich mit zu einem der wichtigsten Aufgaben eines Vertriebsleiters. In Qymatix erhalten Sie als Vertriebsleiter in der „Performance“-Ansicht einen visualisierten Überblick über die relevanten KPI und Vertriebskennzahlen Ihres Vertriebsteams.

Um diese Aufgabe effektiv und effizient erledigen zu können, müssen Sie die Antworten auf die folgenden Fragen kennen:

Wo setzen wir unsere Prioritäten?

Wie kann ich meinem Vertriebsteam zu Erfolg verhelfen?

Wo stecken unentdeckte Verkaufschancen und Handlungsbedarf?

Die Vertriebs-Performance Ansicht ist ein genaues, standardisiertes und dynamisch anpassbares Werkzeug für das Vertriebsreporting und -Planung. Mit einer automatisierten Vertriebsanalyse-Software lassen sich Fehler im Reporting vermeiden und Fehlinterpretationen der Ergebnisse verhindern.

Performance Management gehört zu einem der wichtigsten Aufgaben eines Vertriebsleiters. Klick um zu Tweeten

Zusätzlich verbessert eine einfache Darstellung der relevanten Vertriebskennzahlen die Kommunikation zwischen Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter. Indem die Ziele und Zahlen klar sind, kann sich der Vertriebsleiter auf den menschlichen Aspekt des Vertriebsreportings konzentrieren: Seine Mitarbeiter zu fördern und zu Höchstleistungen zu motivieren. Mehr über den ROI eines Vertriebsanalyse-Tools finden Sie hier.

Warum es nicht tolerierbar ist, wenn Sie Excel für Ihr Vertriebsreporting nutzen und was Sie alternativ tun können – Fazit

Reporting ist Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck. Es dient der Kommunikation, der Verbesserung der Teamarbeit und der Priorisierung. Ein gutes Vertriebsreporting dient auch der zuversichtlichen Prognose zukünftiger Verkäufe.

Obwohl Excel ein beliebtes Werkzeug für das Management ist, eignet es sich nicht gut für Vertriebsberichte. Es bietet keine standardisierte Möglichkeit zur Kommunikation und Planung im B2B-Vertrieb und ist offen für Subjektivität. Es ist fehleranfällig, zeitaufwändig und – wenn man bedenkt, wie lange es benötig – sehr teuer. Es gibt bessere Tools für diese Aufgabe.

Qymatix bietet ein standardisiertes und automatisiertes Vertriebsreporting -Tool, bei dem Vertriebskennzahlen priorisiert werden und die Konsistenz über den gesamten Reporting- und Controllingprozess verteilt wird. Es spart Zeit und Geld und hilft Vertriebsteams, erfolgreicher zu werden.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema B2B-Vertriebsreporting? Wir helfen gerne weiter!

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Literaturnachweis:

DeCarlo, T., Roy, T. & Barone, M. (2013). How sales manager experience and historical data trends affect decision making. In European Journal of Marketing 49. Online, available here.

Armstronga, R., Pecotichb, A. & Millsc, B. (2013). Does the Sales Manager Make a Difference? The Impact of Sales Management Succession Upon Departmental Performance. Journal of Personal Selling and Sales Management 13(4):15-24 · October 2013. Online, available here.

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